O mundo está se modernizando. E uma das provas disso é que cada vez mais serviços podem ser realizados pela internet de forma bastante simples e rápida. O cartório digital é uma dessas soluções modernas que chegou para facilitar a vida do cidadão.
Ao todo existem mais de 10 mil cartórios espalhados pelo Brasil.
Nessas unidades as pessoas podem registrar certidões de nascimento, casamento, morte, homologar negociações financeiras e autenticar diversas ações comerciais.
No entanto, muitas vezes isso requer tempo, pois é preciso ir diretamente a uma unidade do cartório para registrar tudo.
Ademais, com a possibilidade do cartório digital alguns serviços podem ser realizados de sua casa, diretamente da tela do computador ou celular.
Sumário
- O que é o cartório digital?
- Entenda como funciona o armazenamento em nuvem
- Descubra como acontece a transição para cartório digital
O que é o cartório digital?
Você já deve ter escutado dizer que estamos na era da digitalização. Isso acontece porque, de fato, muitos serviços hoje são prestados de maneira digital, realizados através das telas de comutadores, celulares e tabletes.
O cartório digital é mais um desses passos rumo ao futuro. Se trata de uma plataforma que pode ser acessada através da internet onde muitos serviços são oferecidos.
Considerando que o Brasi é um dos países mais burocráticos do mundo, contar com essa facilidade é com certeza um passo importante para o país.
Portanto, não há necessidade de sair de casa para realizar alguns procedimentos.
Se antes os brasileiros ficavam horas nas filas para um atendimento, hoje podem resolver problemas com alguns cliques.
O processo foi aprovado no Brasil em maio de 2022.
Desde então, muitos serviços são prestados de forma remota e podem ser realizados de forma mais rápida e bem menos burocrática.
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Tecnologia BlockChain
A maior dúvida de quem decide realizar algum procedimento através do cartório digital é com relação a segurança. Será que esse serviço é realmente seguro para os usuários?
A resposta é: sim. Afinal, o cartório digital depende de uma tecnologia chamada de BlockChain, que torna suas transações praticamente invioláveis.
Portanto, hackers e criminosos não conseguem acessar o banco de dados indevidamente.
Serviços oferecidos digitalmente
Através da digitalização dos cartórios, muitos serviços passaram a ser prestados remotamente.
Esse benefício facilita a vida do brasileiro que depende desses serviços e também dos próprios cartórios, que até então eram conhecidos pela grande burocracia.
Portanto, muitas ações que antes só poderiam ser realizadas pessoalmente agora estão disponíveis na internet.
Alguns dos serviços digitalizados são:
- Registros de imóveis;
- Emissão e acesso a Certidão de nascimento;
- Emissão e consulta de Certidão de casamento, entre outros.
Outra grande vantagem é que os cartórios brasileiros agora trabalham com consultas unificadas.
Portanto, os documentos podem ser compartilhados entre as unidades de forma mais segura.
Para tanto é preciso fornecer dados como CPF, CNPJ, número de matrícula de imóvel ou outras informações que ajudem a identificar os documentos.
O que é e para que serve a ICP-Brasil?
Não podemos falar em cartório digital sem considerarmos a grande importância das estratégias de segurança.
Algumas regras são fundamentais para esse processo de digitalização e não podem ser ignoradas.
Uma delas é aquela que diz que livros originais devem ser mantidos mesmo após o processo de digitalização.
Portanto, mesmo que um determinado documento seja digitalizado, o cartório deve preservar a versão física.
Ademais, as certificações dependem das regras do Instituto de Chaves Públicas (ICP-Brasil).
O que é o ICP- Brasil?
O ICP-Brasil nada mais é do que uma tecnologia que permite a emissão de certificados digitais.
Ou seja, é uma forma de identificar pessoas e empresas virtualmente, certificando-se de que podem/ devem validar um determinado documento.
Através dessa estrutura é possível gerar assinaturas digitais.
Isso mesmo: você pode assinar um documento digitalmente, sem sair de casa, e garantir a mesma validade de um documento físico.
Para o cartório digital isso é importantíssimo.
Afinal, uma das tarefas mais importantes dos tabeliões é justamente se certificar de que a assinatura é válida para que um documento seja homologado e validado.
Outras regras importantes sobre cartório digital
Fazer a migração do papel físico para o digital pode realmente trazer uma série de dúvidas.
No entanto, o procedimento deve oferecer muitas facilidades, o que com certeza ajuda o cidadão na resolução de problemas.
Porém, é fundamental conhecer algumas das regras mais importantes dos cartórios digitais. As regras de segurança mais importam são:
- Backup: todos os arquivos devem possuir cópias autenticadas e seguras (backups). Assim, mesmo que o sistema passe por algum problema os dados são resguardados.
- software de segurança: todos os cartórios devem contar com softwares de segurança que precisam ser atualizados com frequência, ao menos uma vez por mês.
- Arquivos de segurança: livros escriturados a partir da década de 80 devem receber arquivos de segurança;
- Livros de protestos: livros com registros de protestos a partir de 1995 devem ser totalmente digitalizados.
Essas imposições garantem maior proteção para o cidadão.
O armazenamento em nuvem é uma forma de garantir que as informações não se percam e que sejam acessadas somente por pessoas previamente autorizadas.
Entenda como funciona o armazenamento em nuvem
Dentre as soluções propostas pela chegada do cartório digital está o armazenamento em nuvem. Se trata de uma solução moderna que garante maior qualidade nos serviços propostos.
Sabemos que os cartórios brasileiros tendem a acumular muitos papeis.
Com isso, mesmo o arquivo mais organizado pode dar trabalho quando o tabelião precisa encontrar um ou outro dado.
O armazenamento em nuvem é uma tecnologia que muitos brasileiros já utilizam e já estão familiarizados.
Se trata de um ambiente virtual, passível de compartilhamento, em que é possível guardar arquivos, dados e informações de forma segura.
Na nuvem os documentos são protegidos por criptografia.
Além disso, eles podem ser acessados rapidamente de forma remota, garantindo maior agilidade em todos os processos.
Agilidade no atendimento:
Uma das vantagens mais perceptíveis é a agilidade no atendimento ao público. Se você já esperou dias para obter uma simples certidão sabe o quanto isso pode ser estressante.
O armazenamento em nuvem pode reduzir esse tempo drasticamente. Isso porque todos os envolvidos com o documento podem acessá-lo de maneira remota rapidamente.
Descubra como acontece a transição para cartório digital
Talvez você esteja se perguntando: mas como os cartórios vão migrar para o cenário digital?
Afinal, são muitos documentos, toneladas de papeis e dados importantíssimos a serem manuseados.
A verdade é que o cartório digital requer uma grande organização e um bom planejamento.
Para tanto, é fundamental envolver profissionais qualificados e empresas experientes na digitalização de documentos.
Uma das coisas mais importantes é contar com o auxílio de um software GED – Gestão Eletrônica de Documentos.
Esses programas permitem que os documentos sejam armazenados e arquivados de forma correta e segura.
Além disso, uma empresa especializada pode garantir que todas as normas são sejam seguidas, garantindo a segurança das informações.
É seguro usar um cartório digital?
Se para você essa parece uma novidade digna de um roteiro de ficção científica, saiba que a tendência é que os cartórios se digitalizem cada vez mais no Brasil.
A Lei referente a digitalização de cartórios foi sancionada em agosto de 2022, o que significa que já é uma realidade no país.
Portanto, não se preocupe: é muito seguro usar o cartório digital.
O importante é entender como isso funciona e sempre procurar orientação de profissionais qualificados para realizar as atividades na internet.
